הדגמה של מחולל דו"חות תקציביים באמצעות - POWER PIVOT
מחולל הדו"חות מבוסס על יכולות מתקדמות של תוכנת אקסל לניהול מודל נתונים.
מודל הנתונים לוקח את הנתונים ממאזן הבוחן של העמותה ומצליב אותם עם נתוני התקציב שאותם מכניסים באופן ידני.
חשוב לציין שתנאי מקדים להצגה תקציבית ברורה ומלאה הוא שההוצאות וההכנסות תסווגנה על פי התוכניות של הארגון.
היתרון העיקרי של שימוש במחולל דו"חות חיצוני הוא הגמישות בניהול התקציב.
כך למשל ניתן להכניס שורות תקציב של הכנסות והוצאות שעדיין לא מופיעות בהנה"ח, אבל צפויות להופיע במהלך השנה.
יתרון נוסף של מודל הנתונים הוא האפשרות לבצע העמסה של ההוצאות הקבועות בכל דרך שמתאימה לארגון.
ההצגה של העלות המלאה של כל תוכנית מקלה מאוד כאשר יש צורך לדווח על ההוצאות לתורמים.
באמצעות מודל הנתונים ניתן להפיק את הדו"חות הבאים:
דו"ח מקורות ושימושים - מציג את ההכנסות, את ההוצאות ואת ההשקעה ברכוש קבוע.
ההכנסות מחולקות להכנסות לתוכניות ולהכנסות לא מיועדות; ההוצאות מחולקות להוצאות לתוכניות, למטה מקצועי (בדוגמא א') או למבנה (בדוגמא ב'), להנהלה וכלליות ולהצטיידות.
דו"ח תרומות כלכליות - מציג את ההכנסות ואת ההוצאות של כל תכנית בנפרד ללא העמסות.
הוצאות של הנהלה וכלליות, מטה מקצועי (בדוגמא א') או מבנה (בדוגמא ב') והצטיידות, והכנסות לא מיועדות מוצגות כפעילויות נפרדות.
באמצעות דו"ח זה ניתן לראות את התרומה הכלכלית של כל תכנית.
דו"ח מרכזי רווח - מציג את ההכנסות ואת ההוצאות של כל תכנית בנפרד כולל העמסות של הוצאות מטה מקצועי (בדוגמא א') או מבנה (בדוגמא ב') והנהלה וכלליות.
הוצאות על הצטיידות והכנסות לא מיועדות מוצגות כפעילויות נפרדות.
דו"ח זה מתאים לדיווחים לתורמים ובאמצעותו ניתן לראות את העלות המלאה של כל תכנית ביחס להכנסות שלה.
הכנסות שלגביהן נדרש דיווח לתורמים מסומנות כהכנסות מיועדות.
מפתח ההעמסה:
בדוגמא א' נקבע באמצעות שיטת ההעמסה הישירה להוצאות של המטה המקצועי ושל הנהלה וכלליות;
בדוגמא ב' נקבע על פי חלוקת השטח להוצאות של המבנה ועל פי שיטת ההעמסה הישירה להוצאות של הנהלה וכלליות.
באופן כללי ניתן לבחור את מפתח ההעמסה הרצוי.
דוגמא א' - עמותה שפועלת בתחום של חינוך בלתי פורמלי
דוגמא ב' - עמותה שפועלת בתחום של שירותי רווחה
הסבר מפורט יותר ניתן למצוא במסמך שלהלן: