|
איפיון למערכת לניהול תקציב בעמותות
במסמך זה יפורט האפיון הנדרש למערכת לניהול תקציב עבור עמותה. מערכת ניהול תקציב היא מערכת מידע ניהולי שצריכה להשיג את המטרות הבאות:
א. הצגת ההיבט הכלכלי של כל פעילות בעמותה, ותמיכה בהחלטות של פתיחה או סגירה ובתעדוף של פעילויות.
ב. תמיכה בגיוס כספים הן לפעילויות והן באופן כללי לארגון.
ג. מעקב, בקרה וניהול סיכונים פיננסיים.
התפוקה העיקרית שנדרשת ממערכת ניהול התקציב היא מידע ניהולי עבור הגורמים השונים בעמותה, לצורך השגתן של המטרות שלעייל.
המטרות הנ"ל ניתנות להשגה הן באמצעות תוכנות מדף, הן באמצעות תוכנות ייעודיות והן באמצעות שילוב ידני של נתונים מהנה"ח עם קבצי אקסל.
תוכנות מדף מתוחכמות יותר מאפשרות גם אוטומציה של מערכת הרכש באמצעות הפקת דרישות רכש מתוך המערכת על פי הרשאות מתאימות.
המבנה של המערכת לניהול התקציב נגזר מאופי הפעילות של כל עמותה. במבט על ניתן לסווג את פעילויות העמותה על פי שלוש קטגוריות:
1. פעילויות קצה – פעילויות שמשרתות את לקוחות העמותה או שמשמשות את העמותה באופן ישיר להשגת מטרותיה החינוכיות והחברתיות.
2. מטה מקצועי ותשתיות – פעילויות תומכות שמשרתות את פעילויות הקצה או את חלקן.
3. הנהלה וכלליות –פעילויות שנוגעות לניהול כולל של העמותה.
4. הצטיידות ורכוש קבוע.
מערכת ניהול התקציב צריכה לאפשר להנהלת העמותה ולגורמים רלוונטיים אחרים לקבל מידע כלכלי ופיננסי ולבצע מעקב תקציבי בשלושה חתכים במקביל:
א. חתך של כל אחת מהפעילויות בנפרד; מאפשר להציג בנפרד כל אחת מפעילויות הקצה ובמקביל את המטה המקצועי, את התשתיות, את הוצאות ההנהלה והכלליות ואת ההוצאות להצטיידות ורכוש קבוע.
הצגה כזאת מיועדת להשגת מטרות (א) ו- (ג) שלעייל.
ב. חתך של פעילויות הקצה, כאשר על כל אחת מהן מועמס החלק היחסי של עלות המטה המקצועי, התשתיות והוצאות הנהלה והכלליות. הצגה כזאת מיועדת להשגת מטרה (ב).
ג. חתך של הכנסות והוצאות על פי קבוצות: הכנסות – על פי מקור; הוצאות - על פי מהות ההוצאה. הצגה כזאת מיועדת להשגת מטרה (ג).
דו"חות לדוגמה:
הדו"חות שמוצגים להלן מבוססים על אפיון של מערכת לניהול תקציב שנעשה בתכנת פריוריטי.
הדו"חות הופקו באמצעות תכנת POWER BI.
עמוד 1: דו"ח הכנסות והוצאות ישירות בלבד (ללא העמסות).
עמוד 2: דו"ח תרומה כלכלית.
עמוד 3: דו"ח הכנסות, הוצאות ישירות והעמסות של מחלקות שירות והוצאות הנהלה וכלליות.
עמוד 4: דו"ח עודף / גירעון.
עמוד 5: דו"ח הוצאות הנהלה וכלליות עם חשבון מקביל לטובת העמסה.
עמוד 6: דו"ח העמסת הוצאות הנהלה וכלליות על התכניות.
עמוד 7: דו"ח מעקב הכנסות.
עמוד 8: דו"ח מעקב עלות שכר.
|