קטגוריות

סיוע לארגונים חברתיים (עמותות ומלכ"רים) בניהול פיננסי ותקציבי 

את ההקדמה לספרם "לי זה עולה יותר – קבלת החלטות ניהוליות, תמחיר והשבחת חברות" פותחים יורם עדן ובועז רונן בסיפור הבא: "שני חובבי טייס טסו להם להנאתם במרחבי הרקיע. לאחר זמן מה איבדו את דרכם, הנמיכו את כלי הטיס עד שפגשו אדם. שאלו אותו – "איפה אנחנו נמצאים?" "הרי זה פשוט" השיב להם האדם "אתם בכדור פורח". חייכו חובבי הטיס ואמרו – "האיש בוודאי משתמש בתמחיר כל חייו – דבריו מדויקים, אך לא רלוונטיים..."
סיפור זה ממחיש את הבעיה שעומדת בפני מנהלי עמותות שמוצעות להם שיטות לניהול פיננסי שמיובאות מהמגזר העסקי – המידע אולי מדויק, אבל לא רלוונטי עבורם. צריך לזכור שניהול פיננסי אינם מטרה בפני עצמה. בנייה והטמעה של מערכות לניהול פיננסי מחייבת השקעה משמעותית של זמן ניהולי יקר ולכן חייבות להיות מטרות ניהוליות חשובות מספיק שהמערכות הנ"ל מסייעות להשיג.
להלן נציג שלוש מטרות ניהוליות, שאותן צריך הניהול הפיננסי בארגונים חברתיים להשיג:

• קבלת החלטות כלכליות ותעדוף.

• ניהול סיכונים - מעקב ובקרה שוטפים.

• גיוס כספים ודיווח לתורמים.

א. קבלת החלטות כלכליות ותעדוף:
למרות שארגונים חברתיים אינם עוסקים בפעילות כלכלית מובהקת, הם נדרשים לקבל החלטות כלכליות. כאשר עמותה מתלבטת האם לפתוח תכנית חדשה היא חייבת לשקול גם את ההיבט הכלכלי – כלומר מהן ההכנסות שצפויות להתקבל עקב הפעילות החדשה ומהן ההוצאות שתתווספנה לעמותה כתוצאה ממנה. אם ההכנסות הצפויות נמוכות מההוצאות שתתווספנה, העמותה צריכה למצוא מקור מימון פנימי על מנת לסבסד את הפעילות החדשה. במקביל כאשר עמותה נדרשת לצמצם פעילות עקב ירידה בהכנסות היא חייבת לקחת בחשבון את ההיבט הכלכלי. העמותה צריכה לדעת במדויק אילו הוצאות תיחסכנה עקב סגירת הפעילות, ולוודא שההוצאות שתיחסכנה גבוהות יותר מאובדן ההכנסות שנובע מסגירת הפעילות. אף עמותה לא תרצה לסגור תוכנית חשובה מבחינה חברתית, ולגלות לאחר מכן שהגירעון שלה רק גדל עקב סגירת הפעילות. באופן כללי חשוב שהנהלת העמותה תדע מהי התרומה הכלכלית של כל תוכנית שהעמותה מפעילה. תוכניות עם תרומה כלכלית שלילית (שאותן העמותה צריכה לסבסד ממקורות אחרים) מוצדקות רק אם הן בעלות תרומה משמעותית להשגת מטרות העמותה.

ב. ניהול סיכונים - מעקב ובקרה שוטפים:
מעקב ובקרה שוטפים על ההכנסות וההוצאות בפועל ביחס לתכנון, מאפשרים לעמותה להיערך בזמן, ואף למנוע קשיים תזרימיים או גירעונות מתפתחים. ככל שגירעונות צפויים יתגלו מוקדם יותר, זמן התגובה של העמותה יהיה ארוך יותר ויאפשר להנהלה להיערך מבעוד מועד ולצמצם את הנזק. במקביל מערכת תקציבית למעקב ובקרה שוטפים מאפשרת לעמותה לבזר את האחריות התקציבית גם למנהלים בדרגי הביניים, ובכך לאפשר שליטה יותר אפקטיבית על ההוצאות.

ג. גיוס כספים ודיווח לתורמים:
בעוד ששתי המטרות הקודמות הן משותפות הן לעמותות והן לחברות עסקיות, המטרה השלישית היא ייחודית למגזר השלישי. עמותות משתמשות בתקציבן ככלי לגיוס כספים. תורמים וגורמים מממנים דורשים לראות את התקציב של הפעילות הממומנת, ובדרך כלל מבקשים גם דו"חות ביצוע כתנאי להמשך המימון. לפיכך כשמנהלי עמותות מדברים על תקציב, הם מתכוונים ברוב המקרים להצגה תקציבית שמאפשרת לעמותה לגייס כספים באופן אפקטיבי.

הניהול הפיננסי בארגונים חברתיים צריך לתת מענה לשלושת המטרות הנ"ל. אולם מסתבר שההצגה הפיננסית שנדרשת על מנת להשיג את מטרות (א) ו- (ב) שונה מההצגה הפיננסית שנדרשת על מנת להשיג את מטרה (ג).
למה הכוונה? על מנת להסביר את העניין נציג להלן שתי דוגמאות:
הדוגמה הראשונה מתייחסת לעמותה שמפעילה תוכניות התערבות במספר בתי ספר. פעילות העמותה נעשית בחלקה ע"י צוות מדריכים שמגויס אד-הוק לכל בית ספר, ובחלקה ע"י המטה המקצועי של העמותה שמחלק את זמנו בין בתי הספר. על מנת לדעת מהי המשמעות הכלכלית של הפסקת פעילות בבית ספר ספציפי, העמותה צריכה לייחס לפעילות זו רק את ההוצאות שתיחסכנה עקב הפסקת הפעילות, ובמקביל רק את ההכנסות שנובעות ישירות מאותה פעילות. סגירת פעילות בבית ספר אחד תביא להפסקת ההעסקה של המדריכים הרלוונטיים ולחיסכון בהוצאות של רכש וקניית שירותים שהן ספציפיות לפעילות באותו בית ספר, אך לא תשפיע על היקף ההעסקה של המטה המקצועי.
לעומת זאת התקציב שיוצג לתורמים ולגורמים מממנים מריך לכלול בתוכו גם את החלק היחסי של עלות השכר של המטה המקצועי ושל הנהלת העמותה, על מנת לשקף את העובדה שאותה פעילות צורכת משאבים מהעמותה.
על פי המינוח הכלכלי: בתקציב שמיועד לקבלת החלטות תשויכנה לפעילות רק ההוצאות המשתנות שלה (קרי: אותן הוצאות שתיחסכנה אם הפעילות תופסק), בעוד שההוצאות הקבועות של העמותה תוצגנה בנפרד. לעומת זאת בתקציב שמיועד לגיוס משאבים חייבים להוסיף להוצאות המשתנות של כל פעילות גם את החלק היחסי של ההוצאות הקבועות של הארגון.

הדוגמה השנייה מתייחסת לעמותה שמספקת שירותי רווחה בתנאי פנימייה. לשם פשטות נניח שישנן שתי תוכניות אחת לנוער ואחת לבוגרים. במקביל יש לעמותה מטבח שמופעל ע"י צוות העמותה וכן מחלקת אחזקה שמטפלת באחזקת המבנה.
לצורך מעקב ובקרה העמותה תרצה להפריד את ההוצאות של המטבח והאחזקה מהתוכניות על מנת שהמנהלים שעליהם רוצים להטיל את האחריות התקציבית יוכלו לקבל דו"ח על ההוצאות שבאחריותם. באופן ספציפי מנהל המטבח ומנהל האחזקה צריכים לקבל דו"ח תכנון מול ביצוע שנוגע למחלקות שלהם, על מנת שיוכלו לקחת אחריות על תקציבם.
לעומת זאת לצורך ההצגה של תקציבי התוכניות לתורמים ולגורמים מממנים העמותה תרצה להעמיס את ההוצאות של המטבח והאחזקה על שתי התוכניות. העמסה זאת היא הכרחית מכיוון שגיוס כספים לתשתיות כגון מטבח או אחזקה הוא משימה כמעט בלתי אפשרית.

שתי הדוגמאות הנ"ל ממחישות מדוע השגת מטרות (א) ו-(ב) מחייבת הצגה פיננסית אחת, בעוד שהשגה של מטרה (ג) מחייבת הצגה פיננסית אחרת.
הצורך בהצגה תקציבית דואלית – אחת פנימית שמיועדת לצורכי ניהול סיכונים וקבלת החלטות והשנייה חיצונית שמיועדת לגיוס משאבים – הוא מאפיין ייחודי של ארגונים חברתיים (עמותות ומלכ"רים) ואיננו קיים במגזר העסקי.

מה אנו מציעים?

ייעוץ לעמותות ולמלכ"רים וסיוע בבניית מערכת לניהול תקציבי ופיננסי:

• בחינת הכלים הפיננסיים הקיימים בארגון ואפיון הצרכים.

• בניית מערכת ניהול תקציבית / פיננסית שמותאמת לצרכי הארגון (ראו הדגמה בקישור).

• הדרכה לצוות מחלקת הכספים בארגון בהטמעת המערכת.

• הדרכה להנהלת הארגון בנושא שילוב המידע תקציבי / פיננסי בתהליכי קבלת החלטות ובמדידת ביצועים .

למי מיועד השירות?

השירות מיועד למנכ"לים, מנהלי כספים וחשבים.

מי נותן את הייעוץ?

אלי מלכי יועץ כלכלי ופיננסי , סמנכ"ל כספים של קרן אור אינק. (חל"צ), לימד קורסים בניהול כלכלי ופיננסי של ארגונים חברתיים במסגרת תוכניות לתואר שני בניהול מלכ"רים באוניברסיטה העברית ובאוניברסיטת בן גוריון, ועורך האתר. בעל תואר ראשון ושני בכלכלה מהאוניברסיטה העברית. כותב טור בנושא ניהול השקעות במגזין יועצי השקעות של ה - The Marker. פרסם ספר בנושא של שיטות כמותיות לניהול מלכ”רים . כתב את הפרק "ניהול פיננסי של ארגוני רווחה" בספר "מנהיגות וניהול של שרותי רווחה בישראל". בעל ניסיון של יותר מ- 25 שנה בתפקידי ניהול שונים, בין היתר שימש כסמנכ"ל כספים של הג'וינט העולמי במדינות חבר העמים (חמ"ע), מנכ”ל של חברת ניהול הנכסים של הג'וינט בחמ"ע ומנהל פיתוח עסקי בחברת הדסית.

  קבצי עזר להרצאות

  הדגמה של מערכת ממוחשבת לניהול תקציב בארגון חברתי

להזמנה ולתיאום פגישה אנא שילחו לנו מייל עם פרטי הקשר שלכם

רוצים לקבל את הסקירות והטיפים של INBEST באופן קבוע? השאירו פרטים וכנסו לרשימת התפוצה שלנו.

יש לכם שאלות? רוצים הבהרות לגבי נושא מסוים? כתבו לנו.

אנו עושים מאמץ להביא לכם סקירות וטיפים מקצועיים שיביאו לכם תועלת. עם כל זאת הסקירות והטיפים אינם מהווים המלצה להשקעה וכפופים לתנאי השימוש באתר INBEST.